UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE HUMANIDADES PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DEL SERVICIO BIBLIOTECARIO UBICADO EN EL LICEO BOLIVARIANO ANTONIO NICOLAS RANGEL. MÉRIDA ESTADO MÉRIDA Autor(a): Mayerlin Albornoz Asesor(a): Prof. Marianella Orta Barquisimeto, Agosto 2013 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ANÁLISIS DE SITUACIÓN, PROBLEMAS REALES CONCEPTUALIZACIÓN Y FORMULACIÓN DE SOLUCIONES ACCIÓN SOBRE LA REALIDAD EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y REFELXIÓN Y ANÁLISIS DE LAS EXPERIENCIAS OBJETIVOS PROGRAMAS Y PROCESOS MÉTODOS CONCLUSIÓN INFOGRAFÍA INTRODUCCIÓN La automatización de bibliotecas es un proceso que ha producido y que va a seguir produciendo grandes cambios en el mundo bibliotecario, tanto desde el punto de vista de la tecnología como en relación con la actividad del personal. Durante las primeras décadas de la informática, la comunicación entre el humano y las computadoras estuvo limitada por la rigidez en el funcionamiento de la misma, sin embargo, las demandas actuales y futuras en cuanto a búsquedas de la información ocupan la atención de quienes tienen la responsabilidad de hallar soluciones adecuadas para satisfacer esas demandas. Hoy en día, las bibliotecas se han visto sometidas a la influencia del rápido desarrollo de los sistemas de comunicación y la creciente presentación de los contenidos en forma digital, lo cual, ha adecuando para ello sistemas automatizados en la gestión de bibliotecas. Las bibliotecas son espacios de desarrollo de conocimientos, en el que los usuarios tienen acceso a extensas colecciones de información y a una gama de servicios que les permite colaborar con otros usuarios y aprovecharlas para realizar actividades de investigación, enseñanza y aprendizaje. Por lo antes expuesto, se estudia la posibilidad de apoyar a la educación con las actividades de generación y difusión de conocimientos que pueden llegar a tener un impacto determinante por el estudiante y/o usuarios que se benefician del servicio bibliotecario del Liceo Bolivariano Antonio Nicolás Rangel. El propósito fundamental de este Proyecto de investigación es brindar herramientas indispensables en el apoyo automatizado de la biblioteca antes mencionada, la cual, hoy en día necesita de manera urgente, aprovechar el uso de Software libre disponible en el internet. ANÁLISIS DE SITUACIÓN Actualmente, la biblioteca se encuentra ubicada en un espacio físico muy reducido, el cual, alberga aproximadamente entre 30 a 50 estudiantes diariamente, en ambos turnos, es decir, mañana y tarde, y un bibliotecario por turno, su colección es de 1500 títulos y 2000 ejemplares, no cuenta con una catalogación adecuada para su ubicación en la estantería, y el sistema automatizado no existe. El director del Liceo tiene como propósito instalar un sistema automatizado debido a que, el sistema manual que actualmente utilizan presenta problemas y tanto el conocimiento como la experiencia enseñan al bibliotecario, que estos problemas se podrían resolver mediante la automatización. Los bibliotecarios son profesores que debido a su tiempo ya dejaron de ejercer en el aula y fueron ubicados en la biblioteca, lo cual, no existe experiencia alguna con respecto a la valoración del acervo bibliográfico con el que cuentan, ni mucho menos la catalogación que debe contener cada uno para su ubicación. PROBLEMAS REALES La biblioteca carece de un sistema automatizado para los procesos de préstamo, renovación, devolución, entre otras cosas, así como para realizar los procesos internos de la misma, debido al alto costo de desarrollo que esto implica. Para tomar la decisión de poner en marcha un sistema automatizado para la biblioteca, se debe plantear métodos que puedan ser alcanzados económicamente por la institución. La automatización de las bibliotecas con infraestructura informática constituye un valioso e indispensable instrumento de trabajo. Pero es necesario tener presente que las computadoras son sólo instrumentos que no resuelven todos los problemas. Es decir, si hay desorganización en una biblioteca, ésta no se organizará por el simple hecho de contar con computadoras. El crecimiento de la producción de la información en sus distintos soportes hace difícil su control y se requiere de la implementación de sistemas estructurados para seleccionar, organizar, almacenar y recuperar la información permitiendo que ésta sea estudiada y/o analizada en el menor tiempo posible. CONCEPTUALIZACIÓN Y FORMULACIÓN DE SOLUCIONES Carrión Gútiez (1993, p. 710-711) define la automatización como la “Realización o control, en todo o en parte, de las operaciones de un proceso por medio de un ordenador electrónico”. Melnik y Pereira (2005, p. 181) “La automatización en una biblioteca consiste en incorporar a los componentes y procesos de la administración tradicional la utilización de recursos de equipamiento y programas informáticos para mejorar rendimientos cuantitativos y cualitativos de los procesos que les competen”. Herrero Solana (1998, p. 21) destaca que “la biblioteca automatizada es aquella que utiliza la computadora, mayoritariamente tipo PC interconectadas en red, para el control bibliográfico (adquisiciones, inventario, catalogación y clasificación), para soporte del catálogo al público, y para el control de usuarios y préstamo”. Antes las posibles soluciones para la aplicación del sistema de automatización en esta unidad de información, podemos decir que la información a difundir debe estar organizada y custodiada lo que implica la existencia de la biblioteca, de hecho, toda biblioteca es un centro de documentación ya que, en ellas siempre existe, al menos para sus propios fondos, servicios de catálogos, de información bibliográfica y de circulación de préstamos. A la hora de hablar de automatización de bibliotecas, se ha de contar con un sistema capaza de crear y mantener la base de datos bibliográfica, los diferentes ficheros, tesauros y demás facilidades para acceder a la consulta de bases de datos bibliográfica. ACCIÓN SOBRE LA REALIDAD La implementación de la tecnología en las unidades de información es un hecho complicado y no puede abordarse desde la improvisación sino con el método y planificación. Antes de emprender la automatización de la biblioteca, es importante tener en cuenta un punto crucial, el cual es, la planificación paso a paso, que determina la ejecución de un plan tecnológico que debe realizarse a través de un trabajo interdisciplinario, entre bibliotecarios e informáticos, en el cual se debe contemplar la adecuación a las necesidades de los usuarios de la biblioteca, determinar indicadores que permitan evaluar su uso y acciones de capacitación para bibliotecarios y usuarios. EVALUACIÓN DE RESULTADOS Los posibles resultados a obtener con la ejecución de este servicio de automatización para los usuarios que se derivan de la utilización son:  Gana autonomía en la satisfacción de sus necesidades de información a través de la selección y organización de las colecciones electrónicas y los auto-servicios en línea  Obtiene información en tiempo real y esta llega al lugar en donde el usuario la necesita.  Ahora tiempo ya que no hay desplazamiento físico para la consulta y la realización de transacciones.  Puede conocer y por lo tanto estar preparado para el uso y ubicación física de las bibliotecas.  Tiene a su disposición el servicio de la biblioteca para estos recursos durante las 24 horas del día.  Cuenta con una gran diversidad de recursos de información.  Tiene acceso a materiales que tradicionalmente estaba restringidos para consulta. REFELXIÓN Y ANÁLISIS DE LAS EXPERIENCIAS El uso que le dan los bibliotecarios y usuarios a la automatización, nos lleva a pensar sobre las indudables ventajas ofrecidas por la automatización, la cual, es uniforme a la voluntad de incorporación de tecnologías en las bibliotecas. Para comprender el estado actual de la automatización de la biblioteca del Liceo Bolivariano Antonio Nicolás Rangel, debemos considerar algunos aspectos tales como: la oferta existente en el mercado en cuanto a hardware, software, formatos de registro de información bibliográfica, vocabularios, paquetes integrados y el uso de estas aplicaciones en los servicios bibliotecarios. De esta manera, podremos comparar la relación entre las necesidades, beneficios, innovación tecnológica y su aplicación en la mejora de los servicios. Según la experiencia de: Chacón Alvarado (2002) pag-67, la automatización en las bibliotecas se dio a través de tres etapas principales:  La primera etapa empezó en el año 1965, cuando las computadoras fueron usadas para procesar los materiales de las bibliotecas. Esencialmente, ellas preparaban catálogos de libros y microformas. Estas funciones permitieron la ejecución de tareas más rápidas y efectivas.  La segunda etapa ocurrió cuando las bibliotecas notaron que podrían compartir los costos de catalogación de sus materiales. En 1970, OCLC (ONLINE COMPUTER LIBRARY CENTER) empezó a ofrecer servicios compartidos de catalogación.  Finalmente, la tercera etapa ocurrió cuando los administradores de bibliotecas notaron que los computadores permitían ahorrar tiempo y dinero, porque ellas podían realizar las funciones repetitivas de circulación, adquisición y control de recibo de las publicaciones seriadas. OBJETIVOS Los objetivos que se persiguen son los siguientes:  Ofrecer la posibilidad de preservar, organizar y difundir el conocimiento por medios electrónicos.  Proporcionar a los usuarios un servicio eficaz, para que pueda accesar a la información con mayor facilidad y así tener a la mano toda la información que necesite sin límites territoriales.  Unificar tiempo y hacer más ágil el trabajo de los procesos de catalogación, clasificación, adquisición y servicios. PROGRAMAS El Software: Consistirá en adquirir un software adecuado para esta biblioteca, para la aplicación de microcomputadoras, el cual está desplegado para la recuperación de la información, procesos técnicos y adquisiciones, así como también desarrolla juegos de tarjetas y elabora boletines y bibliografía por autor, titulo, temas y clasificaciones, también ofrece un paquete para el control de préstamo, es decir este software nos da muchas ventajas ya que se adapta a las necesidades de la biblioteca. El Internet: Consistirá en tener acceso a Internet, para que el usuario tenga información de todo tipo, desde textos, imágenes, videos, bases de datos de otras bibliotecas, hasta cualquier tipo de literatura, tomando en cuenta que la biblioteca ya debe de tener dos clases de colecciones las colecciones físicas y las colecciones virtuales, por lo que Internet es una buena herramienta que nos permitiría ofrecer mayor cobertura en cuanto a búsquedas y localización de información. PROCESOS El proceso documentario por el cual debe pasar toda biblioteca para lograr su automatización, consta de una serie de pasos que tiene que llevar a cabo el bibliotecario para crear un puente entre la información de que dispone la biblioteca y los usuarios. Las operaciones involucradas en el proceso documentario son:  Selección: este procedimiento permite el ingreso de documentos a la biblioteca a través de las modalidades de compra, canje o donación.  Análisis documental: esta fase consiste en la determinación de los elementos más significativos relativos al documento, su soporte y su contenido y comprende la catalogación, la clasificación y el análisis de contenido.  Búsqueda y recuperación: permite localizar la información en forma específica y rápida.  Difusión: esta operación consiste en poner a disposición del usuario la información para la cual se hizo su registro. MÉTODOS La Catalogación Antes de catalogar es necesario determinar el tipo de soporte del documento y a partir de este elemento, en el caso de la propuesta de Proyecto de la Biblioteca del Liceo Bolivariano Antonio Nicolás Rangel, se debe seleccionar la hoja de carga correspondiente. La catalogación comienza con la descripción de los documentos, esto va generando los asientos o registros y un conjunto de ellos conforma un catálogo. El catálogo es la puerta de entrada a la información. Las reglas de catalogación son fundamentales en toda biblioteca ya que ayudan al bibliotecario a tomar decisiones sobre aspectos relacionados al registro de la información. Esta herramienta tiene como objetivo la normalización de los ingresos en una descripción bibliográfica, la determinación de los puntos de acceso para todos los soportes y su forma de describirlos. La Clasificación La clasificación es la operación que describe el tema principal del que trata un determinado documento a partir del cual se hace una traducción a términos del lenguaje de clasificación que la biblioteca haya adoptado. Los lenguajes de clasificación más difundidos son los sistemas de clasificación decimal y son estos mismos lenguajes los usados para conformar la signatura de clase dentro de la signatura topográfica. Sistemas de clasificación decimal: son sistemas jerárquicos que dividen al conocimiento en 10 clases principales que a su vez se subdividen de 10 en 10 y así sucesivamente creándose notaciones más específicas. Análisis del Contenido El análisis de contenido es la operación que describe detalladamente el contenido de un documento, es el análisis de la información contenida en él, determinando los asuntos y temas tratados. Cada biblioteca determinará el nivel de profundidad de análisis que considera conveniente en función a sus necesidades. Los lenguajes más usados para el análisis son los tesauros, las listas de términos propuestos y las listas de encabezamientos de materia. CONCLUSIÓN La biblioteca del Liceo Bolivariano Antonio Nicolás Rangel, es una de tantas bibliotecas que necesita ser automatizada, por la necesidad que tiene de una mejor recuperación de la información, un ahorro de tiempo en los procesos técnicos y un mejor servicio para los usuarios, pero el aspecto más importante, es el que ya estamos inmersos en un mundo de tecnología y nos tenemos que adaptar al él. De tal manera que este proyecto de automatización de la biblioteca nos lleva a ver más afondo las necesidades y la ventajas que tendría, así como; para la automatización se propone un programa que nos permite percibir algo muy importante que es la facilidad, rapidez y eficiencia que se pude tener en los procesos bibliográficos de la biblioteca, lo que implica que tendríamos un mejoramiento y eficiencia en la biblioteca. Para acompañar esta innovación tecnológica, se debe emprender el desafío de normalizar el uso de formatos bibliográficos, ya que para poder cooperar en catálogos colectivos locales, regionales y/o nacionales se hace necesario que todo el sistema educativo gestione su información bajo los mismos estándares. Con esta propuesta, se espera contribuir con un paquete de soluciones técnico - bibliotecológicas gratuitas que permitirán jerarquizar y modernizar las bibliotecas de los establecimientos educativos e integrarlas a través de su trabajo normalizado en redes cooperativas. INFOGRAFÍA • http://bibliotecavirtual.unl.edu.ar:8180/tesis/bitstream/1/235/1/tesis.pdf • http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-De-Automatizacion-Para-Bibliotecas/3146565.html • http://bibliotecas1978.wordpress.com/tag/automatizacion-de-bibliotecas/ • http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/06-automatizacin-de-bibliotecas.html • http://sifunpro.tripod.com/automatizacion.htm